Un unico presidio amministrativo per tutta la Sorveglianza Sanitaria
ZEMA organizza e monitora in modo continuativo richieste, documenti, comunicazioni e scadenze connesse alla sorveglianza sanitaria delle aziende assistite.
Ogni attività viene aperta, assegnata e tracciata in flussi di lavoro, così il datore di lavoro dispone di un percorso ordinato per visite mediche, sopralluoghi, riunioni periodiche, aggiornamenti dell’organico e rapporti con il medico competente.
Dalla singola richiesta a un sistema organizzato
La gestione continuativa evita che visite, documenti e adempimenti restino affidati a comunicazioni occasionali. ZEMA crea un presidio amministrativo stabile, coordinato con l’area HSEQ e, per le aziende assistite, con i flussi della consulenza del lavoro.
Cosa comprende la gestione continuativa
Attivazione e anagrafica aziendale
Impostazione iniziale dei dati necessari al corretto funzionamento del servizio.
- aziende, sedi e reparti;
- lavoratori e mansioni;
- medico competente incaricato;
- periodicità e documenti disponibili;
- apertura dello scadenziario digitale.
Gestione delle visite mediche
Monitoraggio delle richieste e delle scadenze previste dal protocollo sanitario.
- visite preventive e periodiche;
- cambio mansione;
- rientro dopo assenza prolungata;
- richieste del lavoratore;
- cessazione, quando prevista.
Sopralluoghi e riunioni
Programmazione e controllo delle attività ricorrenti del medico competente.
- scadenza del sopralluogo;
- coordinamento delle disponibilità;
- raccolta dei verbali;
- riunione periodica annuale;
- monitoraggio delle azioni conseguenti.
Documenti e comunicazioni
Organizzazione del flusso documentale amministrativo e dei riscontri.
- protocollo sanitario ricevuto dal medico;
- giudizi di idoneità e nuove scadenze;
- telefonate, e-mail e convocazioni;
- solleciti e documenti mancanti;
- archiviazione delle evidenze consentite.
Come viene gestita ogni attività con i flussi di lavoro
La richiesta viene trasformata in una pratica assegnata, controllata e aggiornata fino alla conclusione.
Modulo, telefonata o comunicazione aziendale.
Creazione della task con azienda, lavoratore e scadenza.
Controllo di dati, allegati e documenti disponibili.
Attribuzione dell’attività all’operatore competente.
Contatti con azienda, lavoratore e studio del medico.
Acquisizione dell’appuntamento o del documento atteso.
Aggiornamento della successiva attività programmata.
Conclusione con evidenze e storico della pratica.
Un servizio coordinato, con ruoli distinti
Datore di lavoro
Comunica tempestivamente assunzioni, cambi mansione, assenze, cessazioni e ogni variazione utile alla corretta gestione della sorveglianza sanitaria.
Medico competente
Definisce il protocollo sanitario, effettua le visite, formula i giudizi e svolge gli altri compiti professionali previsti dalla normativa.
ZEMA
Organizza le richieste, controlla le scadenze, coordina le comunicazioni e mantiene aggiornato il flusso amministrativo senza svolgere funzioni sanitarie.
Un referente amministrativo per il cliente
ZEMA raccoglie le richieste dell’azienda, verifica i dati mancanti, coordina appuntamenti e comunicazioni e mantiene aggiornata la pratica.
Telefonate, e-mail, documenti e riscontri vengono collegati alla relativa attività, riducendo il rischio di dimenticanze e dispersione delle informazioni.
