Gestiamo il percorso amministrativo tra azienda e medico competente
ZEMA assiste il datore di lavoro nell’organizzazione della sorveglianza sanitaria: attivazione e nomina del medico competente, raccolta dei dati aziendali, gestione documentale, scadenziario delle visite, sopralluoghi, riunioni periodiche, comunicazioni e aggiornamento dell’organico.
Il servizio è organizzato attraverso flussi tracciati, così ogni richiesta, documento, scadenza e riscontro può essere assegnato, verificato e monitorato.
ATTIVA L’ASSISTENZA
Compila il modulo di richiesta con le informazioni necessarie alla predisposizione del contratto di assistenza, che potrà comprendere SORV-01, SORV-02 oppure entrambi i servizi.
Richiedi il contrattoAREA CLIENTI
Dopo la sottoscrizione e l’attivazione del contratto, accedi ai servizi previsti e trasmetti le richieste relative a SORV-01 e SORV-02.
Accedi ai serviziAREA MEDICO COMPETENTE
Area riservata al Medico Competente per trasmettere comunicazioni, documenti e aggiornamenti relativi alle attività di sorveglianza sanitaria gestite con ZEMA.
Accedi al ModuloLE NOSTRE AREE DI ASSISTENZA
La compilazione delle pratiche generano attività che vengono assegnate agli operatori e consente di controllare documenti, scadenze, interlocutori e stato di avanzamento.
Analisi per l’attivazione del servizio
Assistenza preliminare per verificare l’esigenza aziendale e predisporre il percorso amministrativo necessario all’attivazione della sorveglianza sanitaria.
- raccolta dei dati del datore di lavoro, sedi, mansioni e lavoratori;
- verifica della documentazione disponibile e delle esigenze organizzative;
- supporto nell’individuazione del medico in possesso dei requisiti previsti;
- gestione amministrativa dell’incarico o della convenzione;
- trasmissione delle informazioni aziendali necessarie al medico competente;
- apertura dello scadenziario e del fascicolo digitale della pratica.
Protocollo sanitario e gestione documentale
Organizzazione del flusso dei documenti prodotti o validati dal medico competente e delle informazioni che devono essere mantenute aggiornate dall’azienda.
- acquisizione e registrazione del protocollo sanitario definito dal medico;
- associazione tra mansioni, rischi, periodicità e tipologie di visita;
- versionamento e aggiornamento della documentazione ricevuta;
- gestione amministrativa dei giudizi di idoneità e delle relative scadenze;
- segnalazione di documenti mancanti, scaduti o da aggiornare;
- collegamento tra DVR, variazioni organizzative e comunicazioni al medico.
Sopralluoghi del medico competente
Monitoraggio amministrativo dei sopralluoghi negli ambienti di lavoro, con raccolta dei dati necessari alla pianificazione e conservazione dei riscontri.
- registrazione della periodicità indicata dal medico competente;
- avviso preventivo della scadenza al datore di lavoro e agli operatori incaricati;
- coordinamento della data con azienda e medico;
- raccolta di sedi, reparti, lavorazioni e variazioni intervenute;
- acquisizione del verbale o della registrazione dell’attività svolta;
- apertura di eventuali azioni successive e aggiornamento dello scadenziario.
Riunione periodica annuale
Supporto organizzativo per programmare, preparare e documentare la riunione periodica in materia di salute e sicurezza.
- scadenziario della riunione e avvisi preventivi;
- coordinamento delle disponibilità di datore di lavoro, RSPP, medico e RLS;
- predisposizione dell’ordine del giorno e raccolta dei documenti;
- gestione degli inviti e delle conferme di partecipazione;
- raccolta del verbale e delle evidenze della riunione;
- assegnazione e monitoraggio delle azioni decise.
Visite mediche e giudizi di idoneità
Gestione delle richieste, delle convocazioni e delle scadenze previste dal programma di sorveglianza sanitaria.
- visita preventiva o preventiva in fase preassuntiva, quando applicabile;
- visita periodica secondo la periodicità definita dal medico;
- visita in occasione del cambio di mansione;
- visita su richiesta del lavoratore, da sottoporre alla valutazione del medico;
- visita precedente alla ripresa dopo assenza per motivi di salute superiore a 60 giorni continuativi, nei casi previsti;
- visita alla cessazione del rapporto, nei casi stabiliti dalla normativa;
- registrazione amministrativa del giudizio e della nuova scadenza.
Situazioni particolari del lavoratore
Apertura e gestione di richieste che richiedono una valutazione normativa, organizzativa o del medico competente prima di definire il percorso.
- lavoratori minori e adempimenti specifici applicabili;
- gravidanza, maternità e valutazione della compatibilità della mansione;
- assenze prolungate per malattia o infortunio;
- segnalazioni o sospetti di malattia professionale;
- prescrizioni, limitazioni, inidoneità temporanee o permanenti;
- richiesta di riesame o chiarimenti sul percorso amministrativo;
- coordinamento con consulenza del lavoro e area HSEQ ZEMA.
Cessazione, organico e cartella sanitaria
Aggiornamento del fascicolo amministrativo quando termina il rapporto o cambia la posizione del lavoratore.
- comunicazione tempestiva della cessazione al medico competente;
- chiusura o aggiornamento delle scadenze associate al lavoratore;
- verifica dell’eventuale visita alla cessazione nei casi previsti;
- gestione del flusso di consegna della copia della cartella al lavoratore;
- registrazione della documentazione consegnata e dei relativi riscontri;
- aggiornamento dell’organico e prevenzione di convocazioni non più pertinenti.
Nuova assunzione o nuovo inserimento
Comunicazione tempestiva dei dati necessari per verificare e programmare gli adempimenti sanitari connessi all’ingresso del lavoratore.
- dati anagrafici e recapiti del lavoratore;
- data prevista di assunzione o inserimento;
- sede, reparto e mansione assegnata;
- rischi professionali collegati alla mansione;
- eventuale urgenza organizzativa e data di effettivo avvio;
- apertura della pratica e controllo del giudizio prima dell’adibizione, quando richiesto.
Attiva il servizio di scrivania digitale dedicata
La pratica non resta in una e-mail o in un appunto: viene trasformata in attività assegnate, documentate e controllabili.
Il cliente compila il modulo dedicato.
Il flusso di lavoro genera la task con data, azienda e lavoratore.
L’operatore verifica completezza e allegati.
La richiesta viene inoltrata al soggetto competente.
Telefonate, e-mail e convocazioni vengono registrate.
Si acquisiscono appuntamento, documento o giudizio.
Si aggiorna la prossima attività programmata.
La pratica viene conclusa con evidenze e responsabilità.
Per le aziende assistite, il sistema può collegarsi ai flussi ZEMA di consulenza del lavoro e HSEQ, così nuove assunzioni, cessazioni e cambi di mansione generano tempestivamente le verifiche necessarie.
Telefonate, e-mail, convocazioni e solleciti
Assistenza telefonica
Raccolta delle richieste, chiarimento dei dati mancanti, coordinamento degli appuntamenti e registrazione dell’esito della telefonata nella pratica di lavoro.
- contatto con azienda, lavoratore o studio del medico;
- conferma di disponibilità e appuntamenti;
- sollecito di documenti e riscontri;
- annotazione di data, interlocutore ed esito.
Comunicazioni e-mail
Predisposizione e tracciamento delle comunicazioni amministrative necessarie a convocazioni, aggiornamenti, richieste documentali e chiusura delle attività.
- invio delle richieste con oggetto e riferimenti della pratica;
- allegazione dei documenti pertinenti;
- registrazione delle risposte ricevute;
- collegamento della comunicazione alla task del flusso di lavoro.
Chi fa cosa
Datore di lavoro
Nomina il medico competente nei casi previsti, comunica i dati necessari, invia i lavoratori alle visite entro le scadenze e vigila affinché non siano adibiti alla mansione senza il giudizio richiesto.
Medico competente
Collabora alla valutazione dei rischi, definisce il protocollo sanitario, effettua la sorveglianza sanitaria, formula i giudizi, gestisce la cartella sanitaria e svolge gli altri compiti professionali previsti.
ZEMA
Organizza il flusso amministrativo, monitora le scadenze, raccoglie i documenti consentiti, registra le comunicazioni e coordina le attività senza esercitare funzioni sanitarie.
Inviare una richiesta è semplice
Scegli l’area corrispondente all’esigenza.
Compila il modulo di richiesta con azienda, lavoratore e mansione.
Allega la documentazione disponibile e indica la scadenza.
ZEMA verifica i dati e avvia il percorso corretto.
La pratica viene aggiornata fino al riscontro e alla nuova scadenza.
Riservatezza e dati sanitari
Nei flussi amministrativi devono essere raccolti soltanto i dati necessari. Diagnosi, anamnesi, referti, esiti degli accertamenti e contenuto della cartella sanitaria non devono essere messi a disposizione del datore di lavoro o di ZEMA. Il datore di lavoro riceve il giudizio di idoneità e le eventuali prescrizioni o limitazioni legittimamente comunicabili.